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I. Description du poste 

Sous la supervision du Directeur Pays, le (la) Coordinateur (trice) des opérations aura comme responsabilités de maintenir et d'améliorer les systèmes de soutien efficaces (Supply Chain, Administration, LSP, IT, Finance, sureté et sécurité). Le (la) Coordinateur (trice) des Opérations sera chargé de veiller à ce que tous les systèmes, les politiques et les procédures de l'IRC soient déployés, compris et mis en œuvre par le personnel pertinent dans tous les domaines de programme.

En outre, il/elle veillera à ce que le Directeur Pays soit informé régulièrement de la sécurité et des conseils sur les politiques et procédures de sécurité. Le (la) Coordinateur (trice) des Opérations contribuera à l'élaboration et à la réalisation des objectifs stratégiques en tant que membre de l'équipe de haute direction (SMT). Le (la) Coordonnateur (trice) des Opérations fera rapport au Directeur Pays et supervisera directement au moins trois employés basés à Bujumbura.

II. Responsabilités

MANAGEMENT

  • Coordonner les réunions officielles avec les chefs des départements des opérations avec les priorités convenues, tout en se rassurant de la rétroaction pour les programmes ; préparation et présentation des points de coordination pour avis et considération par l’équipe du SMT, le suivi nécessaire, etc.;
  • Coordonner avec le responsable principal du LSP sur les problèmes communs ;
  • Agir en tant que support technique pour les LSP, notamment en ce qui concerne la séparation des tâches et de la structure ;
  • Assurez le budget complet des opérations et des coûts de support avec le service des finances pour s’assurer que le budget de fonctionnement reflète tous les éléments en cours et prévus ;
  • Agir en tant que représentant des opérations dans le SMT ;
  • Soutenir et veiller à ce que des initiatives plus vastes du programme de pays soient soutenues (code de conduite IRC (IRC Way), soulever les inquiétudes (Raising Concerns), animation de séances de dialogue, etc.) ;
  • Supervision du Manager de la chaîne d’approvisionnement, du Manager informatique et du Manager administratif ;
  • Assurer le soutien de la gestion en partenariat (MiP) aux départements ;
  • Avec MiP, identifiez les risques existants et potentiels et proposer des mesures d'atténuation et assurer une séparation complète des tâches ;
  • Coordonner et suivre l’initiative de Scorecard des opérations ;
  • Etre un membre actif de l’équipe d’urgences pays (CET).

SURETE & SECURITE

  • Le (la) Coordinateur (trice) des Opérations est le Point Focal de Sécurité (SFP en anglais) pour l’ensemble du programme pays ;
  • Participer aux réunions de coordination internes et externes en recueillant des informations pertinentes relatives aux risques sécuritaires pour l’organisation et son personnel. Ces informations seront présentées lors de réunion de personnel et de l’équipe de haute direction (SMT) ;
  • Coordonner le développement et la mise à jour régulière des analyses de risques et des plans de sécurité, y compris les procédures opérationnelles standard (SOP) et plans de contingence (CP) ;
  • Assurer une évaluation sécuritaire régulière des bâtiments IRC et identifier des mesures d’atténuation des risques ;
  • Appuyer l’équipe de direction dans la gestion et le rapportage des incidents de sécurité ayant affectés le personnel, les biens ou les programmes de l’IRC ;
  • Assurer que chaque visiteur et nouveau membre du personnel reçoit un briefing sécuritaire adapté à l’environnement local, et ce aussi bien à Bujumbura que dans les autres bureaux terrain ;
  • Compiler un rapport mensuel de sécurité (MSR en anglais) envoyé à la fin de chaque mois ;
  • Coordonner l’échange d’information avec les différents Point Focaux de Sécurité dans les différents bureaux terrain.

TECHNOLOGIE DES COMUNICATIONS ET D’INFORMATION (IT) & COMMUNICATION

  • Avec le conseiller informatique régional, assurer le support informatique du bureau de pays par l'intermédiaire du responsable informatique ;
  • Appuyer le Manager informatique pour s'assurer que tout l'équipement informatique est maintenu, sécurisé et un calendrier de remplacement approprié est en place ;
  • Appuyer et aider à développer la capacité du personnel informatique à Bujumbura et dans les bureaux extérieurs. Mettre à jour les politiques et procédures de IT et assurer leur mise en œuvre par l'intermédiaire du Manager informatique.

OPERATIONS /CHAINE D’APPROVISIONNEMENT

  • Supervisez le déploiement d'Integra avec le Contrôleur financier et le SMT ;
  • Examiner, proposer des amendements et rédiger toutes les politiques des bureaux de pays relatives à l'informatique, à l'administration et à la chaîne d'approvisionnement ;
  • Assurer la mise à jour ponctuelle du SAP-IP relatives à l'informatique, à l'administration et à la chaîne d'approvisionnement ;
  • Assurer la mise en œuvre des priorités annuelles de la chaîne d'approvisionnement par l'intermédiaire du soutien de la gestion en partenariat (MiP) et du Directeur régional de la chaîne d'approvisionnement ;
  • Aider le personnel de la chaîne d'approvisionnement à travailler efficacement avec d'autres unités afin d'améliorer la planification et l'utilisation des ressources ;
  • Procéder à des examens périodiques du système d'approvisionnement, de véhicules et de carburant, d'actifs, d'entrepôts et de stocks, de fournisseurs et de contrats de fournisseur et de systèmes de communication afin d'identifier les domaines d'amélioration et de conformité avec la politique de l'IRC ;
  • Examiner les rapports clés/courants (suivi des achats (PRTS), consommation de carburant, plans d'approvisionnement, Score cards) et fournir des commentaires avec des recommandations ;
  • Offrir une formation et un renforcement des capacités au personnel de la chaîne d'approvisionnement ;
  • Superviser les processus et assurer le respect des politiques de l'IRC et des règlements des donateurs ;
  • Veiller à ce que toutes les propriétés louées soient conformes aux normes de santé et de sécurité ;
  • Veiller à ce que tous les soutiens nécessaires au fonctionnement du bureau, y compris les relations extérieures avec le Gouvernement, soient en place.

BUDGET ET FINANCE: SURVEILLANCE DES COUTS OPERATIONNELS 

  • Produire du contenu pour les nouveaux budgets couvrant les besoins opérationnels et fournir des conseils sur la budgétisation liée aux achats, y compris un plan de remplacement du matériel d'immobilisations ;
  • Maintenir des relations de travail étroites avec le contrôleur des finances pour assurer un soutien complet et coordonné aux opérations ;
  • Superviser les lignes budgétaires des opérations dans toutes les subventions et assurer la bonne utilisation de la BvA au sein de l'équipe des opérations.

RESSOURCES HUMAINES

  • Superviser le coordinateur des ressources humaines et le personnel des ressources humaines dans tous les bureaux ;
  • Veiller à ce que toutes les exigences légales et la documentation soient mises à jour et respectées (enregistrement des OING, taxes SS) ;
  • Veiller à ce que : processus de recrutement, contrats, orientation du nouveau personnel, évaluations de la performance (…) sont effectués conformément aux directives IRC et aux exigences des donateurs le cas échéant et en toute transparence ;
  • Assurer que toutes les initiatives des ressources humaines sont correctement et rapidement mises en œuvre ;
  • Assurer que tous les rapports destinés au département des ressources humaines sont corrects et dans les délais impartis ;
  • S’assurer que toutes les procédures IRC et légales en matière de ressources humaines sont correctement suivies par tout le personnel
  • Travailler en étroite collaboration, suivant le modèle de gestion « Management In Partnership (MIP)», avec le Directeur Régional HR pour la définition des objectifs, le suivi et l’évaluation de performance du HR coordinateur, et pour toutes les questions définies et incluses dans le MIP agreement.

Qualifications

  • Baccalauréat requis; Maîtrise dans un domaine connexe préféré;
  • Au moins 5 ans d'expérience en soutien opérationnel ou en gestion de projets de secours ou de développement humanitaires multisectoriels en Afrique ou dans un contexte similaire; y compris un minimum de 3 ans dans un poste de niveau supérieur;
  • Un rôle dans la gestion des risques, la sensibilisation communautaire ou la continuité des programmes seraient un plus;
  • Expérience des ONG et exigences des donateurs; Connaissance des procédures et des politiques IRC préférées ;
  • Excellentes aptitudes en communication écrite et orale en langue française et en anglais.
  • Solides compétences organisationnelles: capacité d'être flexible et de bien travailler sous pression dans un environnement d'équipe multitâche à rythme rapide ;
  • Excellentes compétences en informatique: Word, Excel, Power Point et le logiciel d'email/Internet.

N.B :« Des Burundais travaillant à l’étranger et ayant l’expérience recherchée sont vivement encouragés à postuler avec des conditions salariales négociables.»

Tout dossier doit comprendre:

  • Une lettre de motivation
  • Une copie du diplôme certifié
  • Carte d’identité
  • Un curriculum vitae
  • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail)

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 19 Juin 2019 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.